Специалист

Обязанности

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника Департамента.
• Принимает поступающую на рассмотрение начальником Департамента корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения Департамента, муниципальные казенные учреждения, подведомственных Департаменту, конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления на подпись начальника Департамента, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров, отвечает на телефонные звонки, а также принимает телефонограммы, фиксирует и передает служебную информацию начальнику Департамента.
• По поручению начальника Департамента составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы исполнителям писем, печатает служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• Обеспечивает рабочее место начальника Департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
• Организует прием посетителей, подготовку обращений граждан с последующей регистрацией, учетом (заявлений, предложений, жалоб) и отчетностью, исполнением документов, полученных при личном приеме граждан с осуществлением контроля за сроками их исполнения и обобщением результатов приема посетителей.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Выполняет отдельные служебные поручения.
• Принимает поступающую в адрес начальника Департамента электронную почту и передает полученную корреспонденцию для обработки в отдел делопроизводства.
• Готовит на подпись начальнику Департамента приказы по основной деятельности, осуществляет их регистрацию и рассылку.
• Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию работы приемной.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками структурных подразделений Департамента, муниципальных казенных учреждений, подведомственных Департаменту изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Департамента, взятых на контроль.

Требования

• Пунктуальность, ответственность

Квалификация

• Бакалавр