Делопроизводитель

Обязанности

• Прием входящих звонков, перевод звонков на специалистов. Прием и передача заинтересованным лицам телефонограмм. Осуществлять первичную техническую подготовку (набор текста, его корректировка и распечатка) документов. Осуществлять прием поступающих документов, систематизировать их, в соответствии с принятым порядком. Принимать документы на подпись. Передавать документы на исполнение ответственным специалистам. Отслеживать сроки выполнения сотрудниками документов, взятых на контроль. Подготавливать тексты документов, осуществлять их регистрацию в СЭД. Получать необходимые сведения от структурных подразделений или исполнителей, осуществлять вызов сотрудников по поручению руководителя. Составлять и формировать электронные таблицы в сетевой папке для ежемесячных отчетов по структурным подразделениям филиала. Организовывать телефонные переговоры, принятые сообщения по телефону доводить до сведения руководителя. Осуществлять переадресацию телефонных звонков в структурные подразделения филиала. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний проводимых руководителем, оформление в электронном виде планерных совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня). Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, копировать и сканировать документы. Работать посредством электронной почты и иными интернет браузерами. Осуществлять отправку заказных писем в почтовом отделении связи. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников; Оформлять документы по архивированию документов, составлять описи дел постоянного и длительного хранения, передавать документы в архивный отдел Администрации г. Братска. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность. Соблюдать порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

Требования

• среднее профессиональное образование, без предъявления требования к стажу работы