Офис-менеджер

Обязанности

• -Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений, или исполнителей, вызывает по его поручению работников. -Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. -Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. -Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. -Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, телефакс, и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. -Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. - Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. -Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. -Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Требования

• Офис-менеджером может быть назначено лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет