Руководитель управления организационной работы и делопроизводства департамента финансового планирования и кадрового обеспечения

Обязанности

• организация работы по ведению архива министерства;координация действий при организации и проведении совещаний, семинаров, комиссий и иных протокольных мероприятий с участием министерства;взаимодействие с Правительством Самарской области и его структурными подразделениями, муниципальными образованиями;обеспечение организации делопроизводства в министерстве;осуществление организации и контроля: своевременного исполнения федеральных и областных документов (поручений), находящихся на контроле у Губернатора Самарской области, регистрации распоряжений и приказов министерства, приема и обработки всей входящей, внутренней и исходящей документации в системе АИС ДД Lotus Notes Правительства Самарской области, соблюдения сроков рассмотрения и исполнения документов по департаментам министерства, регистрации электронных обращений граждан из системы Обращения граждан Правительства Самарской области, электронных обращений граждан из интернет-приемной системы Обращения граждан министерства - ПРОВЭД, регистрации всех обращений граждан в автоматизированной программе электронного документооборота Правительства Самарской области АИС ДД Lotus Notes, в модуле Обращения Граждан, размещения и обновления информации по обращениям граждан в закрытом портале Президента РФ ССТУ, регистрации исходящих ответов на обращения граждан с последующей отправкой по системе Lotus Notes и ФГУП Почта России;взаимодействие с контрольным департаментом Администрации Губернатора Самарской области;подготовка аналитических, информационных, справочных и других материалов, необходимых министру для осуществления им своих полномочий;реализации мероприятий по подготовке к проведению совещаний у министра;составление ежеквартального отчета по результатам рассмотрения обращений граждан, поступившим из Администрации Президента РФ;подготовка и проведение ежегодного Всероссийского Дня приема Граждан, составление отчета по результатам его проведения; участие в подготовке организационно-распорядительных актов министерства;подготовка предложений по оптимизации документооборота в министерстве;участие в подготовке к проведению совещаний, организуемых министерством;поддержание базы справочников контактов министерства на бумажном носителе и в электронной системе АИС ДД Lotus Notes

Требования

• Высшее образование не ниже уровня специалитета или магистратуры; Не менее 4-х лет стажа государственной гражданской службы или стажа работы по специальности.