помощник директора

Обязанности

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей .
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации .
• Организация и бронирование переговорных комнат.
• Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе.
• Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя Внесение информации в планировщик (органайзер).
• Согласование с руководителем времени планируемых действий.
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
• Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
• Подготовка проекта приказа о служебной командировке.
• Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости.
• Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта.
• Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.
• Документальное оформление решений руководителя.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя.
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.
• Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.
• Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя.
• Фиксация исполнения поручений.
• Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Требования

• Резюме на почту

Квалификация

• бакалавр