Секретарь приемной Главы муниципального округа

Обязанности

• Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности Администрации округа; записывает в отсутствие Главы округа полученную информацию и доводит до его сведения содержание информации, Выполняет работу по подготовке деловых встреч, заседаний, совещаний, проводимых Главой округа (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, организационные вопросы по встрече, приему и необходимому обслуживанию гостей, делегаций). Обеспечивает рабочее место Главы округа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствущие эффективной работе. Осуществляет согласно инструкции по делопроизводству прием, обработку, регистрацию (с использованием системы электронного документооборота (далее система СЭД)) и рассылку входящей корреспонденции, поступающей в форме электронного документа Доставляет до исполнителей согласно резолюции Главы округа, заместителей Главы округа копии документов по средствам электронной почты, на бумажном носителе в сроки, установленные регламентом работы Администрации Осуществляет согласно инструкции по делопроизводству регистрацию и снятие с контроля исходящих документов с использованием системы СЭД, их отправку (электронное направление, почтовое отправление или нарочно). Составляет по поручению Главы округа, управляющего делами письма, запросы и другие служебные документы. Печатает по указанию Главы округа, управляющего делами служебные материалы, необходимые для работы Главы округа. Осуществляет контроль за ведением делопроизводства по вопросам переписки Осуществляет подшивку документов, обеспечивает их сохранность, формирует дела для их передачи в архив

Требования

• Виды обращений граждан и порядок подготовки ответов на обращения граждан; Сроки рассмотрения обращений граждан; Регламент работы Администрации Структуру Администрации Инструкцию по делопроизводству; методы оформления и обработки документов; правила пользования приемно-переговорными устройствами, оргтехникой; работу на компьютере, в том числе в сети Интернет, а также необходимое программное обеспечение; правила делового общения;