Заведующий канцелярией

Обязанности

• 1. Обеспечивать документационное обеспечение деятельности Учреждения: организовывать работу с документами; разрабатывать номенклатуру дел; организовывать текущее хранение документов; контролировать правильность и своевременность распределения и подшивки документов в дела. 2. Принимать и обрабатывать поступающую в Учреждение входящую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с указаниями руководителя Учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 3. Своевременно докладывать директору Учреждения адресованную ему корреспонденцию. 4. Вести регистрацию документов внутреннего обращения и подшивку реестров на отправленную корреспонденцию. 5. Обеспечивать сохранность служебной корреспонденции. 6. Проверять сроки хранения документов, составлять протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 7. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 8. Следить за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурным подразделениям Учреждения и конкретным исполнителям. 9. По поручению директора (его заместителей) составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам обращений. 10. Осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя Учреждения, взятых на контроль. 11. Осуществлять контроль за исполнением указаний и поручений вышестоящих органов. 12. Контролировать сроки исполнения писем, жалоб и заявлений граждан и отвечать за их прохождение. 13. Организовать хранение и обеспечение сохранности документов (по направлению деятельности) находящихся в архиве Учреждения. 14. Выполнять иные поручения директора Учреждения, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации. 15. Вести делопроизводство (по направлению деятельности), в том числе и в электронной форме. 16. Подготавливать проекты приказов по движению контингента обучающихся. 17. Вести книги регистрации выдаваемых документов об образовании и (или) квалификации, Поименные книги обучающихся . 18. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.

Требования

• Ответственность, внимательность, коммуникабельность.