Секретарь руководителя

Обязанности

• 1. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, регистрирует, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; 2. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции; 3. Совместно с заместителем директора по учебно-воспитательной работе оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив; 4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; 5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; 6. Исполняет поручения директора школы по оформлению проектов приказов, писем, запросов, ответов авторам писем, других документов, предназначенных для сбора, обработки и предоставления информации в текстовом редакторе, а также составляет приказы на командировки; 7. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором; 8. Организует прием посетителей; 9. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт их в архив; 10. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; 11. Отправляет исполненную документацию по адресам; 12. Систематизирует, подготавливает и хранит в архиве школы документальные материалы, законченные дела, регистрационную картотеку; 13. Получает необходимые директору школы сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

Требования

• Кандидат должен иметь такие качества, как ответственность, внимательность, пунктуальность, доброжелательность. Уметь ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям видеть главное и расставлять приоритеты. Необходимо обладать самостоятельностью в зоне своей ответственности. Быть способным принимать и отвечать за принятые решения. Иметь стремление работать в команде.