Секретарь руководителя

Обязанности

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Осуществляет регистрацию входящей корреспонденции, создаваемых внутренних документов, регистрацию и отправку исполненных документов,- ответов на запросы граждан о предоставлении архивной информации. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись директора. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению директора составляет письма, запросы, договора, акты, спецификации и другие документы. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием и регистрацию посетителей. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, подготавливает и передает на хранение законченные делопроизводством документы по истечении установленного срока их хранения по месту формирования. Осуществляет ведение программы Система учета писем и обращений граждан, картотеку регистрации запросов граждан о предоставлении архивной информации. контролирует сроки исполнения запросов, поступающих из комитета Ставропольского края по делам архивов, своевременно информирует директора об их исполнении. Выезжает в служебные командировки для выполнения служебного задания в пределах своей компетенции.

Требования

• Требования к квалификации: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.