Старший инспектор общего отдела (контроль)

Обязанности

• 1. Обеспечивать единый порядок учета, регистрации, изготовления, прохождения и хранения документов с использованием системы электронного документооборота Дело, а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции, поступившей в Администрацию города. 2. Осуществлять контроль над прохождением и сроками рассмотрения служебных писем, поступающих в Администрацию города, подготовку информационных материалов на имя главы Администрации города Гуково о результатах рассмотрения служебных писем в сроки, установленные нормативными документами. 3. Осуществлять формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 4. Обеспечивать хранение, комплектование, учет и практическое использование образовавшихся в процессе деятельности общего отдела документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет). 5. Организовывать уничтожение документов в связи с истечением сроков их хранения, передачу в установленном порядке документов постоянного срока хранения в архив Администрации города Гуково. 6. Разрабатывать номенклатуру дел общего отдела, формировать и обеспечивать хранение дел в пределах сроков их хранения, подготавливать акты о выделении к уничтожению документов отдела, срок хранения которых истек. 7. Осуществлять подготовку и направление ответов на запросы юридических и физических лиц. 8. Осуществлять составление различных деловых писем. 9. Осуществлять списание документов в системе электронного документооборота ДЕЛО . 10. Осуществлять контроль над поступившими документами, для своевременного перемещения их в созданные Личные папки в системе Дело (мобильный кабинет руководителя). 11. Оосуществлять отбор документов для постановки на контроль, осуществлять контроль над соблюдением сроков исполнения поручений, главы Администрации города Гуково, оформлять контрольное дело. 12. Вести электронный журнал контрольных документов, доводить контрольный документ до сведения ответственному лицу, осуществлять контроль над сроками исполнения контрольных документов, предупреждать исполнителя о приближении срока исполнения контрольного документа, закрывать контрольные дела ответом исполнителя, подавать еженедельную сводку о неисполнении контрольных документов заведующему отделом, подавать ежемесячный отчет о фактическом исполнении контрольных документов по исполнителям заведующему отделом, осуществлять хранение контрольных дел в течение пяти лет, оформлять протоколы и акты на уничтожение документов в СЭД Дело .

Требования

• 1. Правильно распределять рабочее время. 2. Уметь работать на компьютере, в том числе в сети "Интернет", другой оргтехнике, а также с необходимым программным обеспечением. 3. Приветствуется умение работать в СЭД "ДЕЛО".