Секретарь руководителя

Обязанности

• производит выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя; вносит информацию в планировщик (органайзер); согласовывает с руководителем время планируемых действий; согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий; предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий; формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций. осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря; ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе); согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя; распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу); выполняет перенос невыполненных запланированных задач; выполняет типичные ежедневные дела. ведет базу телефонных контактов руководителя; соединяет руководителя с конкретными абонентами; подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя; регистрирует поступающие в приемную телефонных звонков; перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам; получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону; устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров; оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. подготавливает проект служебного задания руководителя; осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий; подготавливает документы к поездке руководителя; уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки; прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта. организует личный прием посетителей руководителем; устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей; содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации; организует прием деловых партнеров в офисе; организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе; осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

Требования

• коммуникабельность, дисциплинированность