Делопроизводитель

Обязанности

• Приём и первичная обработка.
• Принимает входящую корреспонденцию (бумажную и электронную), проверяет корректность оформления: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей.
• При необходимости возвращает документы на доработку.
• Регистрация.
• Присваивает документу уникальный регистрационный номер и заносит его в журнал учёта Распределение и контроль исполнения.
• На основе резолюции руководителя передаёт документы исполнителям.
• Ведёт картотеку или базу, где отслеживает, на каком этапе находится каждый документ.
• Контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству.
• Также может выдавать справки по документам.
• Работа с исходящей документацией.
• Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их и отправляет адресатам.
• Систематизация и хранение.
• Систематизирует документы текущего архива, формирует из них дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
• Обеспечивает их сохранность.
• Архивная работа.
• Подготавливает и сдаёт в архив законченные делопроизводством документы: формирует дела, составляет описи, передаёт регистрационные картотеки или электронные банки данных.
• Участвует в работе экспертной комиссии: контролирует сроки хранения, организует утилизацию документов с истёкшим сроком.
• Организационно-техническое обеспечение.
• По поручению руководителя может готовить проекты документов (письма, запросы), печатать служебные материалы, участвовать в подготовке заседаний (собирать материалы, оповещать участников).
• Иногда организует приём посетителей.

Требования

• Вести учётные и регистрационные формы, работать с ними.
• Контролировать исполнение документов.
• Пользоваться базами данных (в том числе удалённо), справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота.
• Применять современные ИКТ-технологии для оптимизации работы.
• Соблюдать правила русского языка.
• Обладать навыками скоростного письма.
• Устанавливать контакт с людьми, поддерживать деловую беседу, сглаживать конфликты, соблюдать служебный этикет.
• Знать структуру организации, правила взаимодействия с партнёрами и клиентами.

Квалификация

• Среднее профессиональное образование