Заведующий канцелярией

Обязанности

• Обеспечивает приём, первичную обработку, регистрацию и учёт входящей и исходящей корреспонденции (в т.
• ч.
• электронной почты, курьерской и почтовой доставки).
• Контролирует правильность оформления документов (соответствие ГОСТ Р 7.0.97‑2016, наличие подписей, дат, реквизитов), возвращает на доработку при нарушениях.
• Организует формирование дел, ведение номенклатуры дел, систематизацию и хранение документов текущего делопроизводства, подготовку к передаче в архив.
• Следит за сроками исполнения документов, ведёт контрольные карточки или реестры, готовит сводки и отчёты о ходе исполнения поручений.
• Следит за сроками исполнения документов, ведёт контрольные карточки или реестры, готовит сводки и отчёты о ходе исполнения поручений.
• Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях: проверяет правильность формирования дел, соблюдение сроков сдачи, оформление описей.
• Консультирует сотрудников подразделений по вопросам оформления документов, заполнения форм, работы с электронными системами документооборота (СЭД).
• Участвует во внедрении и сопровождении СЭД, автоматизации процессов регистрации, контроля и хранения документов.
• оформление трудовых договоров, приказов, ведение трудовых книжек/электронные сведения, подаёт отчётность (ЕФС‑1), консультирует по нормам ТК РФ.

Требования

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы в делопроизводстве/канцелярии/секретариате от 3 лет, в том числе опыт руководства.
• Знание ГОСТ по оформлению документов, правил архивного хранения, основ кадрового делопроизводства (приказы, личные дела, воинский учёт).
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы в системах СЭД (Directum, 1С:Документооборот, ТЕЗИС или аналоги).
• Понимание сроков отчётности (ЕФС‑1 и др.) и требований по персональным данным.
• Высокая организованность, внимание к деталям, умение работать с большими потоками документов.

Квалификация

• Высшее или среднее профессиональное образование