Административный секретарь

Обязанности

• Прием, регистрация и учет: Обработка входящей и исходящей корреспонденции (почта, курьеры, электронная почта), регистрация документов в журналах или электронной системе (СЭД).
• Сортировка и распределение: Направление документов руководству или в профильные отделы согласно резолюциям.
• Контроль исполнения: Отслеживание сроков исполнения документов и поручений руководителя, напоминание ответственным лицам.
• Оформление документов: Составление писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок Согласование: Отправка документов на согласование и подпись руководству Прием и распределение звонков: Ответы на телефонные звонки, переключение на нужных сотрудников, запись информации.
• Работа с посетителями: Встреча гостей, клиентов и партнеров, их регистрация, чай/кофе, обеспечение комфортного ожидания.
• Электронная почта: Мониторинг общего почтового ящика, ответы на типовые запросы или пересылка писем адресатам.
• Взаимодействие с курьерами: Отправка и получение документов и посылок.
• Планирование: Помощь в организации совещаний, встреч и приемов (подготовка материалов, бронирование переговорных, оповещение участников).
• Хозяйственная поддержка: Заказ канцелярии, воды, расходных материалов для офисной техники, контроль их наличия

Требования

• Ключевые требования включают: коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность, внимательность к деталям, пунктуальность, организованность, умение работать в режиме многозадачности, хорошую память и дисциплинированность.

Квалификация

• Высшее образование