Секретарь руководителя

Обязанности

• 3.1.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию передавать её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• 3.2.
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• 3.3.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.
• 3.4.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• 3.5.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• 3.6.
• Организовывать прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• 3.7.
• Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
• 3.8.
• Квалифицированно и своевременно исполнять приказы, распоряжения и поручения руководства ГБУЗ СК Минераловодская РБ .
• 3.9.
• Соблюдать правила внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.
• 3.10.
• Оперативно принимать меры, включая своевременное информирование руководства, по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и санитарных правил, создающих угрозу деятельности учреждения здравоохранения, его работникам и посетителям.
• 3.11.
• Принимать меры по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
• 3.12.
• Соблюдать нормы и правила профессионального общения и бесконфликтного сотрудничества.

Требования

• Необходимые умения: 2.2.
• Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя.
• 2.3.
• Управлять конфликтами.
• 2.4.
• Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения.
• 2.5.
• Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации.
• 2.6.
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя.
• 2.7.
• Создавать положительный имидж организации.
• 2.8.
• Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций.
• 2.9.
• Применять информационно-коммуникационные технологии.
• 2.10.
• Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне.
• Необходимые знания: - Правила организации приема посетителей; - Правила делового общения; - Правила речевого этикета - Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений; - Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами; - Правила организации приемов в офисе; - Этикет и основы международного протокола; - Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Квалификация

• нет