Личный помощник руководителя

Обязанности

• Управление временем, календарём и приоритетами директора: ведение рабочего календаря, планирование и согласование встреч, звонков, совещаний, поездок и иных событий, фильтрация запросов и контроль изменений.
• Контроль поручений и исполнительской дисциплины: фиксация поручений, ожидаемого результата, ответственного и срока; ведение реестра, запрос статусов, напоминания, эскалация отклонений и закрытие поручений после подтверждения результата.
• Контроль бизнес-процессов и координация компании: контроль ключевых точек и межфункциональных задач, сбор статусов и материалов, фиксация зависимостей и рисков.
• Информационное, документальное и коммуникационное обеспечение: подготовка повесток, справок, тезисов, презентационных материалов, протоколов, переписки и пакетов документов; маршрутизация сообщений и хранение рабочих материалов.
• Взаимодействие с внешним контуром: коммуникация с заказчиками, поставщиками, партнёрами и другими представителями по делегированным вопросам; сбор документов и статусов, представление директора в пределах полномочий.
• Организация деловых встреч, мероприятий и протокола: бронирование площадок и сервисов, координация участников, приглашений, тайминга, пропусков, питания, оборудования и материалов; подготовка директора к встречам.
• Организация командировок и деловой логистики: планирование маршрута и программы, бронирование услуг после согласования, подготовка документов, координация изменений и нештатных ситуаций, передача закрывающих документов для отчётности.
• Отчётность, непрерывность и развитие рабочего процесса: ежедневные и еженедельные сводки, актуализация чек-листов и реестров, передача дел на период отсутствия и предложения по улучшению рабочих процессов.

Требования

• Нам важны системность, ответственность и готовность работать в роли координатора: системность и умение вести единый реестр поручений, договорённостей и открытых вопросов; внимательность к срокам, статусам, версиям документов и изменениям в планах; самостоятельность в пределах предоставленных полномочий; развитые навыки делового общения и деловой переписки; умение структурировать информацию и готовить материалы для управленческих решений; соблюдение конфиденциальности, договорённостей и внутренних правил; готовность координировать встречи, мероприятия, командировки директора и взаимодействие нескольких участников.
• Личные качества: Ответственность и системность.
• Внимательность к деталям и срокам.
• Спокойная деловая коммуникация.
• Самостоятельность в пределах полномочий.
• Умение координировать несколько участников.
• Конфиденциальность и корректность в работе с закрытой информацией.
• Готовность быстро реагировать на изменения и нештатные ситуации.
• Аккуратность в работе с документами и реестрами.

Квалификация

• Высшее