Офис-менеджер

Обязанности

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача в работу, жесткий контроль сроков исполнения поручений.
• Подготовка совещаний: протоколирование встреч, подготовка переговорных комнат.
• Работа в системах электронного документооборота (ЭДО): Контур.Диадок и 1С ЭДО (подписание документов, отслеживание счетов).
• Договорная работа: заведение карточек договоров в 1С, маршрутизация на подписание, взаимодействие с контрагентами.
• Регистрация и контроль служебных записок.
• Внедрение стандартов регистрации и хранения документов: присвоение номенклатурных номеров, формирование архива.
• Подписание электронных транспортных накладных (ЭТрН) в Диадоке, координация логистических документов.
• Сопровождение договоров аренды,контроль оплат и начислений.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заявки на канцелярию, хозтовары, воду.
• Координация деловых поездок сотрудников: бронирование гостиниц, авиа- и ж/д билетов, трансферов, оформление заявок на командирование.
• Организация отправки корреспонденции и курьерских доставок.
• Встреча гостей завода: заказ пропусков, организация кейтеринга и трансфера.
• Администрирование служебного автотранспорта.
• Управление корпоративной продукцией и атрибутикой, поздравление контрагентов.

Требования

• Высшее образование (экономика, менеджмент, делопроизводство, юриспруденция или государственное и муниципальное управление) Опыт работы офис-менеджером от 3 лет .
• Обязателен опыт работы в производственной компании или на заводе .
• Уверенный пользователь ПК: продвинутый уровень Excel, отличное знание 1С (документооборот) Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности без потери качества.
• Уверенные знания договорной работы: понимание структуры хозяйственных договоров (аренда, услуги, поставка.
• Навык ведения реестра договоров и контроля сроков их действия.

Квалификация

• Не задано