Делопроизводитель

Обязанности

• Приём и регистрация входящей корреспонденции.
• Сотрудник принимает документы (бумажные и электронные), проверяет их на соответствие стандартам, наличие подписей и печатей, а затем регистрирует присваивает уникальный номер и заносит данные в журнал или электронную базу.
• После этого направляет документы в нужные структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• moedelo.orggd.rugal.edummr.ru Работа с документами на этапе исполнения.
• По резолюции руководителя делопроизводитель передаёт документы на исполнение.
• Он оформляет регистрационные карточки либо ведёт базу данных.
• Параллельно он ведёт учёт: отслеживает, на каком этапе находится каждый документ, контролирует сроки исполнения поручений и напоминает исполнителям о приближающихся дедлайнах.
• При необходимости выдаёт справки по зарегистрированным документам.
• moedelo.orggal.edummr.rugd.ru Отправка исходящей документации.
• После того как документ исполнен, делопроизводитель проверяет его оформление, регистрирует в специальном журнале и отправляет адресату.
• Для важных отправлений может оформлять уведомление о вручении.
• moedelo.orggd.ru Систематизация и текущее хранение.
• Специалист организует систематизацию документов в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
• Он выдаёт дела во временное пользование, контролирует их своевременное возвращение в места хранения и обеспечивает сохранность документов в процессе оперативного хранения.
• moedelo.org Создание и поддержание справочно-поискового аппарата.
• Делопроизводитель работает над тем, чтобы документы было легко найти.
• Он формирует справочники, классификаторы, поддерживает в актуальном состоянии образцы бланков и шаблоны документов.
• moedelo.orggd.ru Подготовка документов для архива.
• Когда дело завершено, делопроизводитель формирует его, составляет опись и сдаёт в архив организации.
• Также он готовит и сдаёт в архив регистрационную картотеку или электронные банки данных.
• moedelo.orggal.edummr.ru Участие в экспертизе ценности документов.
• Специалист может привлекаться к отбору документов для передачи на государственное хранение, помогать в организации архивного хранения и проводить экспертизу ценности.
• moedelo.org Организационно-техническое обеспечение.
• В круг задач может входить подготовка материалов для руководителя (например, составление писем или запросов по его поручению), организационно-техническое сопровождение его деятельности (организация телефонных переговоров, приём посетителей, подготовка заседаний и совещаний сбор материалов, оповещение участников).
• 03.rkn.gov.ru Консультационная работа.
• Делопроизводитель часто выступает связующим звеном: сотрудники обращаются к нему за разъяснениями по правилам оформления документов (бланки, служебные письма, приказы).
• gd.ru Поддержание актуальности внутренних норм.
• Специалист следит за актуальностью номенклатуры дел, правил документооборота, норм оформления, а также за изменениями в законодательстве в этой сфере.

Требования

• ответственность

Квалификация

• ответственность