Специалист по управлению документами

Обязанности

• Документационное обеспечение деятельности структурного подразделения предприятия.
• Осуществлять документационное обеспечение деятельности структурного подразделения, где он закреплен ответственным за управление документами (далее - структурное подразделение), в соответствии с требованиями локальных нормативных актов, регламентирующих управление документацией и организацию делопроизводства на предприятии.
• Производить обработку документов и данных структурного подразделения (регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожение).
• По указанию прямого или непосредственного руководителя составлять письма, запросы, распоряжения, другие документы.
• По указанию прямого или непосредственного руководителя осуществлять ознакомление работников структурного подразделения с локальными нормативными актами предприятия.
• Осуществлять контроль за соблюдением работниками структурного подразделения сроков выполнения указаний руководителя структурного подразделения и вышестоящего руководства, взятых на контроль.
• Вести учет и анализ объема документооборота в структурном подразделении.
• По указанию прямого или непосредственного руководителя готовить отчеты и аналитические справки по вопросам управления документами в структурном подразделении.
• Разрабатывать и вести номенклатуру дел структурного подразделения.
• Контролировать комплектование документов в номенклатурные дела и организацию их хранения в структурном подразделении.
• Осуществлять подготовку документов для передачи в архив предприятия или на уничтожение.
• Вести табельный учет фактического времени пребывания работников структурного подразделения на предприятии, содержащий сведения о фактически5отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины.
• Контролировать своевременность представления работниками структурного подразделения документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.
• В случае необходимости выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем структурного подразделения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), при необходимости вести и оформлять протоколы совещаний.
• Оформлять заявки для обеспечения рабочих мест работников структурного подразделения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Оказывать методическую помощь, работникам структурного подразделения, направляемым в командировку, в оформлении заявок на командировку, ознакамливать их с приказом о направлении в командировку.
• Проверять посредством QR-кода финансовые документы по результатам командировок работников структурного подразделения, вернувшихся из командировки.
• Сообщать прямому и непосредственному руководителям обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности структурного подразделения и вносить предложения по их устранению.
• Соблюдать нормы этики делового общения.

Требования

• Высшее (профильное) образование - бакалавриат.
• Знать: - Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами; - нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации; - методические документы и национальные стандарты в области управления документами; - локальные нормативные акты предприятия; - видовой состав документов предприятия; - правила составления различных видов документов; - общие требования к оформлению документов, в том числе организационно распорядительных; - правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию; - правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок; - порядок определения сроков исполнения документов предприятия; - порядок внесения резолюций руководства предприятия в регистрационную форму; - порядок исполнения документов на предприятии; - условия снятия документов с контроля; - методику разработки и ведения номенклатуры дел структурного подразделения, в том числе в системе электронного документооборота; - порядок функционирования информационных систем в области управления документами предприятия; - функциональные особенности системы электронного документооборота предприятия; - структуру предприятия и порядок распределения полномочий в области создания документов между структурными подразделениями и должностными лицами; - функции, полномочия и ответственность структурных подразделений предприятия; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - этику делового общения; - основы организации труда и управления.

Квалификация

• 3 категория