Обязанности

Специалист по организационному и документационному обеспечению выполняет задачи, поставленные перед Управлением делами.
Специалист по организационному и документационному обеспечению: - осуществлять делопроизводство в соответствии с Регламентом Администрации; - обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, рассылать и вручать ее должностным лицам, гражданам; - контролировать сроки исполнения входящей документации; -информировать ежемесячно директора Управления делами, мэра Макаровского муниципального округа Сахалинской области (далее Мэр) о состоянии исполнения контролируемых документов, об имеющих место нарушениях сроков исполнения и их причинах; - обеспечивать представление руководителями отделов Администрации, органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа Сахалинской области (далее Макаровский муниципальный округ) информаций и справок; - обеспечивать явку руководителей, работников на заседания, совещания; - обеспечивать хранение протоколов, корреспонденции, журналов регистрации корреспонденции; - обеспечивать наличие и сохранность необходимых для работы руководителей справочных материалов; - обеспечивать представления руководителями органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа информаций, справок, докладных записок и пр., осуществлять подготовку материалов, необходимых Мэру, директору Управления делами для выступлений и докладов по вопросам организации; - вести личную переписку Мэра; - обеспечивать планирование работы Мэра и вице-мэров муниципального образования; - вызывать по указанию Мэра и вице-мэров Макаровского муниципального округа работников Администрации и иных органов местного самоуправления Макаровского муниципального округа; - планировать и осуществлять подготовку публичных мероприятий Мэра; - осуществлять прием и передачу телефонограмм, телефаксов; - обеспечивать порядок в приемной Мэра; - вести подшивку периодической изданий, обеспечивать комплектность и сохранность журналов и газет, получаемых Мэром; - вести регистрацию работников, уходящих из здания Администрации в течение рабочего дня; - готовить и направлять по согласованию с Мэром публикации в СМИ, размещению на сайте Макаровского муниципального округа о работе Администрации, Мэра; - обеспечивать исполнение плана работы Администрации в соответствии с компетенцией.
- контроль за работой СЭД.

Требования

Коммуникабельность и умение тактично выстраивать диалог как по телефону, так и при личных встречах.
Пунктуальность и ответственность.
Организаторские способности: умение планировать время руководителя, расставлять приоритеты, контролировать исполнение поручений.
Стрессоустойчивость и эмоциональная стабильность.
Неконфликтность и способность сглаживать сложные ситуации.
Хорошая память и внимательность к деталям.
Грамотная устная и письменная речь.