ведущий специалист

Обязанности

• Вести делопроизводство, принимать, регистрировать поступающую от студентов очной и заочной форм обучения информацию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в институте порядком.
• Подготавливать проекты приказов по личному составу студентов очной и заочной форм обучения в соответствии с требованиями электронного документооборота.
• Своевременно формировать и хранить в АИС Деканат и Учебные планы данные по студентам очной и заочной формам обучения, приказы, ведомости и пр.
• Своевременно и правильно оформлять зачетные книжки и студенческие билеты студентов очной и заочной форм обучения.
• Оформлять справки о периоде обучения студентов очной и заочной форм обучения, в том числе в АИС Деканат .
• Вести журнал выдачи справок о периоде обучения.
• Выдавать справки студентам очной и заочной форм обучения в соответствии с установленными в институте требованиями.
• Вести журнал выдачи справок.
• Подготавливать к промежуточной и государственной итоговой аттестации необходимые документы, составлять сводные зачетно экзаменационные ведомости.
• Принимать участие в составлении отчетов, в том числе ВПО-1 и др.
• Принимать личные дела абитуриентов, зачисленных на обучение по заочной форме.
• Формировать личные дела студентов заочной формы обучения по всем специальностям и направлениям подготовки, вести учет и хранение их на протяжении всего срока обучения в институте в соответствии с установленными в институте требованиями.
• Поддерживать идентичность сведений в базе данных обучающихся АИС Деканат и в фонде личных дел обучающихся заочной формы обучения, находящихся в учебном отделе.
• Участвовать в подготовке документов, согласно номенклатуре дел УО, к сдаче в архив, в том числе комплектовать и передавать по истечении сроков оперативного хранения личные дела обучающихся заочной формы обучения на централизованное архивное хранение в архив института.
• Оформлять и выдавать справки-вызовы на сессию/государственную итоговую аттестацию студентам заочной формы обучения в соответствии с установленными в институте требованиями.
• Вести журнал учета выдачи справок-вызовов.
• Участвовать в организации опросов студентов очной и заочной форм обучения.
• Организовывать и проводить Дни заочника .
• Оформлять графики учебного процесса и контрольных мероприятий студентов очной и заочной форм обучения.
• Формировать проекты приказов тем выпускных квалификационных работ (на основании выписок об утверждении тем кафедрами).

Требования

• Уверенное владение ПВЭМ, программным обеспечением учебного отдела (АИС Деканат, Ведомости кафедры, Учебные планы, Диплом мастер ), основами делопроизводства и электронным документооборотом

Квалификация

• - иметь высшее образование и стаж работы не менее трех лет