Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Работа с документами и делопроизводство: Принимает и систематизирует входящую корреспонденцию, передаёт её в соответствующие подразделения или исполнителям.
• Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме.
• Подготавливает проекты приказов и распоряжений, связанных с движением контингента учащихся (зачисление, отчисление, перевод).
• Оформляет личные дела учащихся.
• Ведёт алфавитную книгу учащихся.
• Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел учащихся в архив.
• Ведёт учёт часов учебной работы сотрудников.
• Оформляет трудовые книжки, трудовые договоры сотрудников и следит за их сохранностью.
• Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой и обеспечивает их сохранность.
• Организационная поддержка: Организует заседания педагогического совета, общие собрания работников, совещания: собирает материалы, оповещает участников о времени, месте и повестке, проводит регистрацию.
• По поручению директора или его заместителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы на обращения.
• Ставит сотрудников в известность об изданных приказах и распоряжениях под личную подпись.
• Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, содействует оперативному рассмотрению просьб и жалоб.
• Организует приём посетителей.
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передаёт служебную информацию директору.
• Контроль и взаимодействие: Следит за своевременным рассмотрением документов и исполнением поручений.
• Контролирует исполнение работниками приказов, распоряжений и взятых на контроль поручений.
• Взаимодействует с администрацией, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
• Своевременно информирует директора и его заместителей о важной информации, пришедшей по электронной почте.
• Дополнительные задачи: Выполняет отдельные служебные поручения директора.
• Работает с автоматизированными информационными системами (например, Зачисление в ОО, Контингент ).
• Ведёт учёт и заполняет отчётную документацию в электронном журнале.
• Подготавливает основания для заполнения табеля учёта рабочего времени.
• Оформляет документы при приёме на работу и увольнении сотрудников.
• Ведёт работу по пенсионному обслуживанию работников.
• Следит за прохождением сотрудниками медицинских осмотров.

Требования

• Обязательно проходить предварительный медицинский осмотр при трудоустройстве, а в дальнейшем периодические и внеочередные медосмотры в установленном порядке.

Квалификация

• Среднее общее образование