Секретарь руководителя

Обязанности

• Работа с документами.
• Принимает входящую корреспонденцию и передаёт её в подразделения или исполнителям.
• Принимает документы и заявления на подпись руководителя, готовит материалы для его работы.
• Контролирует своевременное исполнение документов и поручений.
• Ведёт контрольно-регистрационную картотеку.
• Формирует дела по утверждённой номенклатуре и сдаёт их в архив Делопроизводство и переписка.
• Составляет по поручению письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам.
• Телефонные переговоры и связь.
• Организует переговоры руководителя, записывает информацию в его отсутствие и доводит до сведения.
• Передаёт и принимает информацию по факсу, приёмно-переговорным устройствам, телефонограммам.
• Планирование времени.
• Согласовывает графики встреч, переговоров и мероприятий с партнёрами и сотрудниками, предупреждает о приближении событий.

Требования

• владение ПК и офисным ПО (Word, Excel, PowerPoint, системы электронного документооборота); навыки делопроизводства: оформление документов, работа с корреспонденцией, ведение регистрационных форм, контроль исполнения поручений; умение организовывать мероприятия: планировать встречи, совещания, командировки, готовить повестки и списки участников; понимание основ кадрового делопроизводства

Квалификация

• Среднее- профессиональное