Документовед

Обязанности

• Участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществление контроля за состоянием делопроизводства.
• Обеспечение соответствующего режима доступа работникам отдела Управления Департамента к документам и использования информации, содержащейся в них.
• Участие в разработке унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации.
• Ведение делопроизводства.
• Прием и регистрация входящей (исходящей) корреспонденции, в том числе поступающих на электронную почту, ее передача работникам отдела Управления Департамента и направление в структурные подразделения, другие учреждения города в соответствии с резолюцией руководителя.
• Контроль сроков исполнения входящей (исходящей) корреспонденции.
• Выполнение операций с применением системы электронного документооборота.
• Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота.
• Организация внедрения систем ведения электронного документооборота.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению документов текущей деятельности (приказы, распоряжения, решения и т.п.).
• Организационное обеспечение деятельности руководителя отдела Управления Департамента (организация подготовки заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, направление и контроль исполнения документов, техническая подготовка документов, сбор информации для отчетности).
• Ведение протоколов заседаний и совещаний, направление и контроль исполнения протоколов и решений, принятых на заседаниях и совещаниях, техническая подготовка документов, сбор информации для отчетности.
• Контроль сроков исполнения протоколов и решений заседаний и совещаний.
• Осуществление записи полученной устной информации в отсутствии руководителя отдела Управления Департамента, доведение содержания полученной информации до руководителя отдела Управления Департамента Организация подготовки документов и материалов, необходимых руководителю отдела Управления Департамента; организация проведения телефонных переговоров руководителя отдела Управления Департамента; прием посетителей (осуществляет запись граждан (представителей юридических лиц) на прием к руководителю отдела Управления Департамента.

Требования

• Высшее профессиональное образование (бакалавриат), либо высшее образование и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности, без предъявления требований к стажу работы.
• Знание программы СЭД "Дело".
• Квотируемое рабочее место для членов семей участников специальной военной операции.

Квалификация

• документовед