Личный помощник руководителя

Обязанности

• 1.
• Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности Президента и/или Исполнительного директора.
• 2.
• Принимает персональную корреспонденцию, адресованную лично Президенту или Исполнительному директору, передаёт её в соответствии с решением конкретным исполнителям.
• 3.
• Готовит и передаёт на подпись руководителю проекты документов, ответов, писем, приказов и распоряжений.
• 4.
• Следит за своевременным рассмотрением документов исполнителями, проверяет правильность оформления проектов документов на подпись, обеспечивает их редактирование.
• 5.
• Осуществляет контроль за исполнением приказов, распоряжений и поручений руководства, взятых на контроль.
• 6.
• Взаимодействует с органами государственной власти и местного самоуправления по административным вопросам (согласование документов, подача отчётности, получение справок и выписок).
• 7.
• Сопровождает документооборот с госорганами.
• 8.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие информацию, доводит до сведения руководства и исполнителей.
• 9.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, отчёты, ответы на обращения.
• 10.
• Подготавливает повестки внутренних совещаний и планёрок, оповещает участников, ведёт регистрацию.
• 11.
• Ведёт и оформляет протоколы внутренних совещаний.
• 12.
• Обеспечивает подготовку и проведение заседаний Съезда, Правления, Президиума Правления: сбор предложений в повестку, подготовка проектов решений, оформление протоколов, рассылка материалов участникам.
• 13.
• Готовит проекты планов работы Союза на год/квартал, контролирует их выполнение.
• 14.
• Осуществляет оперативный сбор и анализ материалов прессы, городских и региональных СМИ и информационных агентств о деятельности Союза.
• 15.
• Готовит пресс-релизы и информационные материалы о событиях и мероприятиях Союза.

Требования

• - вы пользуетесь ИИ-инструментами (ChatGPT, Gemini или похожими) и применяете их для текстов и рутинных задач;- вы умеете работать в Canva или Figma;- вы держите несколько задач параллельно и не срываете сроки;- вы пишете грамотно и понятно;Будет плюсом опыт в организации мероприятий, например, волонтёрство, студенческий совет, event-подработка.
• Опыт в госзакупках будет преимуществом.Работа в офисе 5/2Рабочее время с 08.00 до 17:00; с 09:00 до 18:00

Квалификация

• По диплому