офис-менеджер

Обязанности

• 1.
• Осуществляет подготовку и организацию работы офиса; 2.
• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации; 3.
• Ведет делопроизводство; 4.
• Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
• 5.
• Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты.
• Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
• 6.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• 7.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
• 8.
• Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
• 9.
• Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
• 10.
• Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
• 11.
• Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
• 12.
• Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг. 13.
• Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
• 14.
• Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
• 15.
• Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Требования

• Офис-менеджер должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом; основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе; принципы построения организационной структуры офиса; основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников; порядок ведения деловой документации; порядок заключения договоров; правила пользования оргтехникой; основы экономики, организации труда и управления; основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой 1С:Предприятие; закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги; все бизнес-процессы, проходящие в организации.
• законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификация

• опыт приветствуется