Секретарь

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение.
• Создаёт условия для эффективной работы: обеспечивает руководителя канцтоварами, следит за исправностью оргтехники, организует пространство (например, сервирует чайный стол).
• Работа с корреспонденцией.
• Принимает входящую почту, фильтрует её и передаёт нужным исполнителям или в подразделения.
• По поручению составляет письма, запросы, готовит ответы авторам.
• Документооборот.
• Ведёт делопроизводство в том числе в электронном виде: регистрирует документы, ведёт картотеки, формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и вовремя сдаёт в архив.
• Проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, помогает с редактированием.
• Планирование и координация.
• Помогает руководителю планировать время: составляет расписание, согласовывает встречи, совещания, заседания.
• Ведёт органайзер, предупреждает о приближающихся событиях, формирует резерв времени на непредвиденные задачи.
• Организует телефонные переговоры: ведёт базу контактов, соединяет абонента, регистрирует звонки, в отсутствие руководителя фиксирует полученную информацию и доводит её до его сведения.
• Подготовка мероприятий.
• Участвует в организации заседаний и совещаний: собирает материалы, оповещает участников (о времени, месте, повестке), ведёт и оформляет протоколы.
• Контроль исполнения.
• Следит, чтобы структурные подразделения и исполнители выполняли поручения руководителя в срок.
• Ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты Работа с посетителями.
• Организует личный приём: устанавливает порядок приёма для разных категорий, ведёт журналы записи, регистрирует гостей, содействует в рассмотрении просьб и предложений.

Требования

• не требуется

Квалификация

• высшее образование