Секретарь руководителя

Обязанности

• Приём корреспонденции, передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства, выполнение операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организация телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения её содержания.
• По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов.
• Контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

Требования

• 1.
• Высокая организованность и внимательность к деталям.
• 2.
• Умение эффективно планировать и распределять время руководителя.
• 3.
• Отличные коммуникативные навыки и грамотная речь.
• 4.
• Конфиденциальность и ответственность при работе с информацией.
• 5.
• Знание офисных программ (Word, Excel, Outlook и др.).
• 6.
• Умение работать в режиме многозадачности и быстро принимать решения.
• 7.
• Вежливость и профессионализм в общении с сотрудниками.

Квалификация

• Среднее