Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Секретарь учебной части: 1.
• Ведет делопроизводство по учету обучающихся, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
• 2.
• Ведет книги выдачи дипломов, дубликатов дипломов и свидетельств, учета часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
• 3.
• Ведет книги приказов по личному составу обучающихся.
• 4.
• Принимает документы и личные заявления на подпись зам.
• по УПР и зам.директора по теоретическому обучению (далее зам.
• по ТО).
• 5.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы зам.
• по УПР и зам по ТО.
• 6.
• Принимает ежедневные заявки на постановку обучающихся на питание и передает их шеф-повару.
• 7.
• Записывает в отсутствие зам.
• по УПР и зам.
• по ТО полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи.
• 8.
• Обеспечивает рабочее место зам.
• по УПР и зам.
• по ТО необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• 9.
• Принимает документы и личные заявления поступающих на обучение, оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии Техникума.
• 10.
• Оформляет ученические билеты обучающихся.
• 11.
• Ведет поименные книги обучающихся.
• 12.
• Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
• 13.
• Оформляет заявки на учетно-отчетную и другую документацию.
• 14.
• Оформляет и выдает различные справки (в т.ч.
• архивные) обучающимся и их родителям (лицам их заменяющим).
• 15.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
• 16.
• Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующей методической частью, бухгалтерией Техникума.
• 17.В установленном порядке повышает свою профессиональную квалификацию.

Требования

• Секретарь учебной части должен знать ( и обязан руководствоваться в своей деятельности): постановления, распоряжения, приказы другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности Техникума и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Техникума и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила пользования приемно-переговорными устройствами, диктофонами, магнитофонами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы организации труда, основы административного права и законодательства о труде; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; правила внутреннего трудового распорядка; Устав и локальные акты Техникума;

Квалификация

• На должность секретаря учебной части назначается лицо, среднее полное (общее) образо-вание, среднее или высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы