Делопроизводитель тыла

Обязанности

• Приём, регистрация и учёт входящей корреспонденции.
• Обработка документов, поступающих в тыловое подразделение, с занесением данных в журналы или систему электронного документооборота (СЭД).
• Распределение документов.
• Направление документов на исполнение в соответствующие службы или конкретным исполнителям в соответствии с резолюцией руководства.
• Контроль исполнения документов.
• Отслеживание сроков выполнения поручений, зафиксированных в документах, и информирование руководства о нарушениях.
• Ведение учёта движения материальных средств.
• Фиксация поступления, перемещения и списания имущества, материалов, техники и других ресурсов.
• Оформление первичной учётной документации.
• Составление актов, накладных, требований-накладных, ведомостей и других документов, подтверждающих хозяйственные операции.
• Подготовка отчётности.
• Формирование сводных отчётов о движении ресурсов, расходовании средств, обеспеченности подразделения.
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
• Решение вопросов, связанных с учётом и поставкой материальных средств.
• Систематизация и хранение документов текущего архива.
• Обеспечение сохранности документов, их систематизация для быстрого поиска.
• Подготовка документов к сдаче в архив.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, составление описей, передача на архивное хранение.
• Соблюдение режима секретности.
• Работа с документами ограниченного доступа, обеспечение их конфиденциальности.
• Организационно-техническое обеспечение работы тыловой службы.
• Подготовка материалов для совещаний, помощь в оформлении приказов и распоряжений в пределах своей компетенции.
• Важные нюансы Специфика тыловой службы.
• В обязанности часто входит работа с документами по снабжению, хранением имущества, ведением учёта в условиях, характерных для тыла (например, в воинских частях с учётом вещевого имущества, продовольствия, ГСМ).
• Использование СЭД.
• В современных условиях большая часть работы выполняется в системах электронного документооборота.
• Ответственность.
• Делопроизводитель несёт ответственность за нарушение правил оформления документов, срыв сроков исполнения, утрату или несанкционированное распространение информации.

Требования

• Знание делопроизводства, ответственность

Квалификация

• Делопроизводитель тыла