Офис-менеджер

Обязанности

• Организация телефонных переговоров; Организация командировок работникам подразделения; Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителей и должностных лиц поступивших в подразделение документов; Составление и оформление документов по заданиям руководителей и должностных лиц Общества; Прием корреспонденции, поступающей в подразделение; Регистрация и учет документов; Распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в Структурные подразделения; Обработка отправляемых из подразделения документов; Ведение информационно-справочной работы по документам; Подготовка документов для представления на рассмотрение руководителям и должностным лицам; Контроль за правильностью оформления документов; Формирование дел; Подготовка дел к передаче на текущее и архивное хранение; Контроль исполнения документов.
• Организация контроля за сроками исполнения документов; Постановка документов на контроль; Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Требования

• Высшее образование или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена.
• Опыт работы в аналогичных должностях от одного года.
• Знание: государственных стандартов по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов; организации делопроизводства, схемы документооборота; офисных программ - MS Office, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, 1С 8- Документооборот, MS Visio и PowerPoint.
• бизнес-этикета, правил делового общения, субординации, правил ведения телефонных переговоров.
• Умение работать с офисной оргтехникой.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Высокая степень ответственности, пунктуальность, исполнительность, коммуникабельность, находчивость.

Квалификация

• Делопроизводство