Создаёт условия для эффективной работы руководителя: обеспечивает доступ к оргтехнике, канцелярским принадлежностям.
Работа с корреспонденцией.
Принимает входящие документы и заявления на подпись руководителя, распределяет их по подразделениям или исполнителям.
Делопроизводство.
Ведёт документооборот: проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, редактирует их, оформляет исходящие документы (письма, запросы).
Использует компьютер для сбора, обработки и представления информации.
Планирование и координация.
Помогает руководителю планировать рабочий график: согласовывает встречи, телефонные переговоры, информирует о регламенте мероприятий, предупреждает о приближении событий.
Организация мероприятий.
Готовит заседания, совещания, переговоры: собирает материалы, оповещает участников, ведёт и оформляет протоколы.
Контроль исполнения.
Следит, чтобы сотрудники выполняли поручения руководителя в срок, ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты.
Работа с коммуникациями.
Организует телефонные переговоры: записывает информацию в отсутствие руководителя и доводит её до его сведения, передаёт сведения по электронной почте.
Поддержание порядка.
Формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и в срок сдаёт в архив.
Технические задачи.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, вводит данные в базы, копирует документы, сканирует.
Соблюдение конфиденциальности.
Обеспечивает защиту информации при работе с документами и в ходе общения.
Требования
Нормативные документы: постановления, приказы, правила делопроизводства, законодательство об архивном деле.
Правила деловой переписки и этикета.
Методы оформления и обработки документов.
Работа с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint).