Секретарь

Обязанности

• Работа с корреспонденцией, официальными записями и всеми документами, необходимыми компании или ее подразделениям.
• Ответственность за правильную и своевременную передачу документов.
• Обеспечивает выполнение правил и норм оформления, сроков подготовки и отправки документов Подразделения.
• Обеспечение установленного порядка работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
• Составление и ведение номенклатуры дел Подразделения, формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдачи в архив в установленные сроки.
• Направляет клиентов / контрагентов к нужным им сотрудникам.
• Организация работы кабинета руководителя, вызов и обслуживание посетителей, заказ пропусков для внешних посетителей.
• Отвечает на входящие звонки и разбирает почту.
• Справочно-информационное обслуживание сотрудников Подразделения, создание и ведение списка мобильных телефонов сотрудников Подразделения, графика отпусков сотрудников Подразделения.
• Контроль за соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя Подразделения.
• Документальное оформление решений, принятых руководителем Подразделения.
• Организация контроля исполнения поручений в КАСУД.
• Своевременная организация информирования сотрудников Подразделения о НМД Компании в КАСУД.
• Формирование графиков выхода сотрудников Подразделения в офис в системе СУОП.
• Своевременное информирование в установленные сроки и в утвержденной форме ответственного сотрудника Департамента кадровой политики о временном отсутствии работников Подразделения на рабочем месте.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы не менее 3-х лет на аналогичной должности и знание основных правил работы офиса.
• Знание инструкции по делопроизводству.
• Знание правил деловой переписки.
• Знание Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ.
• Знание основ ведения бухгалтерского и налогового учёта, формирование финансовой отчётности.
• Навыки эффективной коммуникации и деловой этики.

Квалификация

• .