Офис-менеджер

Обязанности

• Обработка входящей/исходящей корреспонденции ( электронная почта, почта России, курьерские службы).
• Принимать входящую/исходящую корреспонденцию (бумажную и электронную), регистрировать её в журнале учёта или в системе электронного документооборота (СЭД) с присвоением регистрационного номера, даты поступления, краткой аннотации и данных отправителя, направлять внутренним получателям входящую корреспонденцию.
• Формировать реестры отправлений, отслеживать доставку, фиксировать получение ответов; Взаимодействие с филиалами и обособленными подразделениями; Взаимодействие со всеми структурными подразделениями; Встреча гостей/оформление кофейного чайного стола; Прием/распределение входящих звонков; Работа в системе электронного документооборота (1С:Документооборот, 1С БИТ): регистрация корреспонденции, организационно-распорядительных документов и внутренних локальных актов; составление реестров (описи) документов, направляемых в филиалы/обособленные подразделения; прием/отправка документов по реестрам (описи).
• Вести учёт и обработку документов полученных по ЭДО, а также интегрировать в 1С:Документооборот.
• Взаимодействовать с операторами электронного документооборота, работать с электронной подписью, обеспечивать юридическую значимость электронных документов.
• Отправлять и принимать юридически значимые документы через ЭДО, проверять корректность входящих документов от партнёров, вести переписку по вопросам документооборота; Организация и контроль работы курьерской службы.
• Обеспечивать маршрутизацию документов (бумажных и электронных) внутри организации: направлять их ответственным исполнителям, контролировать передачу между подразделениями; Формирование отчетов/документов для сдачи в бухгалтерию/СВК по приобретенным товарам; Ведение договорных отношений с арендодателем по офису (дополнительные соглашения на изменение площади, стоимости арендуемых помещений); По заданию подразделений Омского филиала организовывать сканирование, индексацию и загрузку документов в СЭД, контролировать качество электронных копий; Подготовка корпоративных мероприятий (порядка 100 человек, работа с исполнителями, оформление необходимой документации, отчетов); Выполнение поручений руководителя.

Требования

• грамотная устная/письменная речь; уверенный пользователь ПК и оргтехники; хорошее знание MS Office; опыт работы в 1С Документооборот; хорошие коммуникативные и организационные навыки.

Квалификация

• .