Специалист по документообороту

Обязанности

• 1.
• Разработка, внедрение и актуализация внутренних нормативных документов по делопроизводству (инструкции, регламенты, номенклатура дел) с учётом отраслевой специфики (НИОКР, стройматериалы).
• 2.
• Проектирование и оптимизация документопотоков организации (входящие, исходящие, внутренние) для повышения скорости согласования и снижения операционных рисков.
• 3.
• Методическое сопровождение и консультирование структурных подразделений по вопросам правильного формирования дел и соблюдения стандартов документирования.
• 4.
• Формирование технических заданий, тестирование и развитие системы электронного документооборота (1С:Документооборот и/или иные СЭД), обучение пользователей работе в системе.
• 5.
• Обеспечение интеграции СЭД с другими корпоративными системами (1С:ERP, CRM, система управления проектами) для создания единого информационного пространства.
• 6.
• Полный цикл договорной работы: контроль движения договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ (в т.ч.
• по НИОКР и поставкам), предварительная проверка проектов на соответствие типовым формам.
• 7.
• Формирование и комплектация пакетов документов для участия в тендерах и конкурсах (включая госзакупки и закупки госкорпораций), контроль сроков подачи заявок.
• 8.
• Организация работы с документами ограниченного доступа (коммерческая тайна, служебная информация), обеспечение режима конфиденциальности и разграничения прав доступа.
• 9.
• Ведение кадрового делопроизводства с расширенным функционалом: воинский учёт, документация по охране труда, оформление допусков (при необходимости).
• 10.
• Контроль исполнения поручений и документов с установлением сроков, автоматизированное отслеживание статусов и формирование отчётности для руководства.
• 11.
• Организация экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного хранения, подготовка и передача дел в архив, обеспечение их сохранности и оперативного поиска.
• 12.
• Проведение внутренних аудитов состояния делопроизводства в подразделениях, выявление нарушений.
• 13.
• Мониторинг изменений законодательства РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, оперативное внесение изменений в локальные нормативные акты.

Требования

• 1.
• Глубокое знание нормативно-правовой базы делопроизводства и архивного дела РФ, включая ГОСТы в области документации и методические рекомендации.
• 2.
• Опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД), обязательное знание 1С:Документооборот (опыт администрирования и развития системы будет преимуществом).
• Уверенное владение ПК и офисным пакетом MS Office (Word, Excel на уровне продвинутого пользователя), оргтехникой.
• 3.
• Опыт ведения полного цикла договорной работы, включая контроль движения договоров и предварительную проверку проектов.
• 4.
• Опыт работы с документацией по НИОКР (отчёты, технические задания, акты) и/или тендерной документацией (включая госзакупки и закупки госкорпораций) будет преимуществом.
• 5.
• Знание основ кадрового делопроизводства (включая воинский учёт и документацию по охране труда).
• 6.
• Понимание принципов работы с документами ограниченного доступа (коммерческая тайна, служебная информация) и обеспечения режима конфиденциальности.
• 7.
• Развитые аналитические способности, системное мышление, навыки проектирования и оптимизации документопотоков.
• Высокая грамотность (устная и письменная речь), внимательность к деталям, ответственность и дисциплинированность.
• Навыки межличностного общения и консультирования, способность обучать коллег работе в СЭД.
• Готовность к многозадачности и работе в режиме строгого соблюдения сроков.

Квалификация

• Делопроизводитель