Секретарь руководителя

Обязанности

• Планирование рабочего времени.
• Секретарь помогает руководителю составлять расписание, согласовывает время встреч, переговоров и мероприятий с партнёрами и сотрудниками, информирует о регламенте событий и предупреждает о приближении времени их начала.
• Организация работы с посетителями.
• Секретарь ведёт журнал предварительной записи, регистрирует посетителей, содействует оперативному рассмотрению их просьб и предложений, организует приём деловых партнёров.
• Подготовка мероприятий.
• Секретарь собирает материалы для совещаний и конференций, оповещает участников, рассылает приглашения, помогает в подготовке докладов и презентационных материалов.
• Поддержание рабочего пространства.
• Секретарь обеспечивает руководителя необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, следит за их наличием и исправностью.
• Работа с корреспонденцией.
• Секретарь принимает входящую почту, регистрирует её, сортирует и передаёт руководителю или в структурные подразделения для исполнения.
• Подготовка документов для подписи.
• Секретарь принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, проверяет правильность их оформления перед передачей на подпись.
• Составление документов.
• По поручению руководителя секретарь готовит письма, запросы, другие документы, а также отвечает на письма авторов.
• Контроль исполнения.
• Секретарь следит за своевременным исполнением документов, приказов и поручений руководителя, предупреждает исполнителей о приближении сроков, фиксирует исполнение и составляет отчёты.
• Делопроизводство.
• Секретарь ведёт контрольно-регистрационную картотеку, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
• Работа с электронными системами.
• Секретарь использует системы электронного документооборота (СЭД) для создания, согласования и контроля документов.
• Организация телефонных переговоров.
• Секретарь соединяет руководителя с абонентами, регистрирует поступающие звонки, перенаправляет отдельные вызовы, получает и передаёт санкционированную информацию.
• c Приём и передача информации.
• Секретарь фиксирует в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит её содержание до его сведения, а также передаёт информацию по факсу и телефонограммам.

Требования

• справка об отсутствии судимости;

Квалификация

• без предъявления к уровню квалификации