Документовед 1 категории / секретарь руководителя филиала

Обязанности

• 1.1.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• 1.2.
• Ведет делопроизводство в прикладной системе электронного делопроизводства и документооборота (СЭДД), выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• 1.3.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базу данных.
• 1.4.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.
• 1.5.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• 1.6.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• 1.7.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, поздравительные открытки, другие документы, готовит ответы авторам писем, выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе, готовит напитки.
• 1.8.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• 1.9.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Учреждения.
• 1.10.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой Учреждения, обеспечивает их сохранность.
• 1.11.
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
• 1.12.
• Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков в Учреждении.
• 1.13.
• Участвует в организации хранения, экспертизе ценности и отборе документов Учреждения, передаваемых на государственное хранение.

Требования

• 1.
• Высшее профессиональное образование.
• 2.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• 3.
• Владение основами делового общения и этики.
• 4.
• Владение навыками работы с пакетами MS Office, LibreOffice.

Квалификация

• 1 категории