Заведующий канцелярией

Обязанности

• Оформление документов в журналах регистрации, в базе программного комплекса документационного обеспечения.
• Выполнение копировально-множительных работ и сканирования документов.
• Передача и прием служебной информации (в т.ч.
• телефонограмм) по электронной почте и по приемно-переговорным устройствам.
• Проверка правильности оформления исходящей корреспонденции департамента, сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (нарочно, электронная почта, факсимильная связь, простая и заказная почта).
• При регистрации и отправке исходящей корреспонденции: - регистрацию документов по адресам в день их поступления в отдел; - регистрацию и доставку документов, содержащих срочную и оперативную информацию немедленно; - регистрацию и доставку документов, поступивших после 16 часов на следующий день; - с использованием сайта Почты России производить упаковку, адресование оправляемой по почте корреспонденции, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи; - на отправляемую по почте исходящую корреспонденцию составляет реестр, который подлежит возврату в департамент с отметкой работников почтовой связи и передает его в финансовый отдел департамента; - незамедлительно передает исполнителям вторые экземпляры документов; Предоставление в финансовый отдел департамента сведений о расходе почтовых марок и конвертов.

Требования

• Наличие умений, необходимых для исполнения должностных обязанностей: умения работы со служебными документами; организации личного труда и планирования рабочего времени; работы с современными информационными технологиями и информационными системами; владения компьютерной техникой, оргтехникой и средствами коммуникации; профессионально-делового общения; практического применения нормативных правовых актов; своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов.

Квалификация

• Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу.