секретарь-администратор

Обязанности

• 1.
• Принимает входящие документы и личные заявления от собственников домов на подпись руководителя организации, регистрирует исходящие письма в журнале, а также отправляет исходящие письма через электронную почту, а также Почту России.
• 2.
• Принимает телефонные звонки, а также соединяет со структурными отделами.
• 3.Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя организации.
• 4.
• Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю организации на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• 5.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя организации, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает, своевременно доводит до сведения руководителя организации информацию, полученную по любым каналам связи.
• 6.
• По поручению руководителя организации составляет письма, запросы, другие документы.
• 7.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем организации (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• 8.
• Обеспечивает рабочее место руководителя организации необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Требования

• Офисные программы: уверенный Word, Excel, PowerPoint; умение быстро и грамотно оформлять документы.
• Делопроизводство и документооборот: регистрация, учёт, хранение, контроль исполнения документов, знание правил оформления по ГОСТ.
• Работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир, факс, базовые настройки и устранение простых неполадок.
• Электронная почта и календари: обработка писем, ведение расписания, организация встреч и совещаний Организованность и внимательность Коммуникабельность и тактичность: умение корректно общаться по телефону и лично, соблюдать деловой этикет.
• Ответственность и исполнительность: поручения руководителя должны выполняться точно и в срок.

Квалификация

• менеджер