Административный секретарь

Обязанности

• ести делопроизводство, выполнять операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; принимать документы и личные заявления на подпись руководителя; подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование; организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание; по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем; готовить заседания и совещания, проводимые руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний; контролировать исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

Требования

• Знание: постановлений, распоряжений, приказов и других руководящих материалов и нормативных документов, касающихся деятельности предприятия и ведения делопроизводства, структуры и руководящего состава предприятия и его подразделений, организации делопроизводства, методов оформления и обработки документов и других.
• Умения: вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета, помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий, поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнёров и клиентов, предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии.

Квалификация

• делопроизводитель