Административный секретарь

Обязанности

• Работа с корреспонденцией.
• Принимает входящую почту, регистрирует её и направляет в нужные отделы.
• Оформляет исходящую: проверяет правильность оформления, наличие всех подписей, виз и приложений, затем регистрирует и отправляет адресатам.
• Контроль документооборота.
• Следит за тем, чтобы документы двигались по нужным этапам, контролирует сроки исполнения.
• При необходимости выдаёт справки по зарегистрированным документам.
• Систематизация и архив.
• Формирует исполненные документы в дела согласно утверждённой номенклатуре организации.
• Проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи.
• Когда срок хранения истекает передаёт дела в архив организации.
• Справочная работа.
• Обеспечивает быстрый и удобный поиск документов: ведёт картотеки, использует базы данных, создаёт справочные системы.
• Подготовка документов.
• Составляет проекты документов, вносит правки, организует подписание руководителем.
• Взаимодействие и организация.
• Помогает руководителю в планировании рабочего времени: согласовывает встречи, предупреждает о мероприятиях, ведёт органайзер.
• Также может координировать приём посетителей, помогать в организации совещаний (вести заметки, готовить материалы по итогам).
• Обеспечение сохранности.
• Принимает меры для защиты служебной документации, соблюдает правила конфиденциальности и уровни доступа к информации.
• Дополнительные задачи.
• Может участвовать в инвентаризации в сфере своей ответственности, работать с почтовыми и курьерскими службами, выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Требования

• Работать с документами: вести учётные и регистрационные формы, контролировать исполнение документов, пользоваться справочно-правовыми системами, автоматизированными системами учёта и информационно-справочными системами.
• Использовать информационно-коммуникационные технологии: работать с базами данных (в том числе удалённо), средствами коммуникационной оргтехники, системами для проведения видео-конференц-связи.
• Общаться в деловой среде: устанавливать контакт, поддерживать беседу, сглаживать конфликты, соблюдать служебный этикет.

Квалификация

• Секретарь